企业在长沙筹备年会，拿到酒店套餐后，可能会遇到一个问题：套餐已经写了舞台、音响和屏幕，还要不要另外找年会策划公司？

不能只看设备有没有，要看现有资源能否满足本场年会，以及剩下的工作由谁完成。

一、先核对酒店已有资源，不急着重复采购

“含舞台音响”还需要进一步问清：舞台可用尺寸是多少，屏幕位置和播放方式是什么，话筒数量是否够用，是否有现场技术人员，设备可以使用到什么时候，彩排是否包含在约定时段内。

这些条件需要向具体酒店确认。现有设备满足需求的部分，可以优先利用；需要新增或替换的部分，再说明原因和费用。

二、有设备，不等于有人负责整场流程

年会若包含颁奖、节目、抽奖和团队展示，除了设备，还需要有人衔接主持稿、获奖名单、节目候场、屏幕内容、音乐播放和现场变更。

这些工作可以由企业内部团队、酒店约定的服务人员或活动公司承担。关键不是必须交给谁，而是每项工作都有人确认、有人执行。

三、先分清“酒店已含、企业自理、需另购服务”

把以下项目分别归入这三类：

会场、桌椅、舞台及基础设备；年会主题、流程和主持稿衔接；背景画面、签到物料及奖项物料；节目准备、候场提醒和换场协调；音视频播放、设备调试与现场值守；摄影摄像及后期成片；新增设备物料的运输、安装与撤场。

不确定的项目先标“待确认”，不要直接当成已包含。同一项工作若由多方配合，还应标出对接负责人。

四、什么情况下可以不另找活动公司？

如果年会以聚餐和简单发言为主，酒店资源满足需求，企业内部又有人能够准备内容、组织人员并协调现场，可以先评估由内部团队完成。

如果需要定制舞美、多个节目与颁奖交替、复杂的音视频切换或明确的影像交付，再按缺口考虑策划、设计、技术或现场统筹服务，不必默认全部重新购买。

湖南澜溪文化传媒有限公司以长沙为运营中心，面向全国企业客户提供活动策划与执行服务。企业筹备年会时，可根据实际需求，与澜溪沟通前期策划、空间视觉设计、舞美搭建、流程与演艺编排、摄影摄像及现场统筹等工作。

以澜溪官网记录的远元集团湖南分公司年度颁奖盛典为例，澜溪承担了上述策划与执行工作，项目包含团队授旗巡场、年度荣誉颁奖、全员祝酒及节目演出。这是企业年会服务的具体案例，不代表每场活动都需要采购相同配置。

如果酒店已经提供舞台、屏幕或音响，企业可将酒店确认的资源清单交给澜溪，进一步沟通哪些可以利用、哪些需要补充，以及各方分别负责什么。具体服务范围以双方确认的方案和清单为准，避免重复采购，也避免遗漏现场工作。